アイエスエフネット流、Slack活用で業務の効率を上げる、Slackの広め方

アイエスエフネットは、ほぼ日本全国に支店があります。2020年4月よりSlackを活用していますが、Slack導入の経緯、活用シーン、運用上の課題はなんだったのか？それらの事例を公開します。

Slack導入前の状況
Slackの存在は、導入担当者が以前からよく知っていました。というのも、導入担当者自身が、インフラ派遣エンジニアとして対応する案件の中で、Slackを使ったコミュニケーションが多く、その効果なども実体験として肌で感じていたからです。

Slack導入前のアイエスエフネットは、メール、複数のチャットツール、iPhone での通話と、いろいろなツールを使った連絡手段が、社員を悩ませている状態でした。メールで連絡した内容が、SMSで返ってくるなど、日常茶飯事です。さらには部署ごとにチャットツールを導入することもあり、会社全体で統一されたコミュニケーション手段がありませんでした。

メール連絡に疑問を感じている社員もいました。
メールでの連絡の一連の流れは、該当のメールを探し、「お疲れ様です」から書きはじめ、宛先を確認して、「よろしくお願いします」で送信。この手のメールを一日に何度も送っていました。それも、送信先の相手から、「わかりました」という1行を引き出すためだけに。この「煩わしいやり取り」を改善するべきだと日ごろから感じていました。

Slackを導入することで、これらの課題がすべて解決するわけではないと分かっていましたが、「メール文化」から「チャンネルベースのコミュニケーション」に変化することで、この煩わしいやり取りは改善できると思いのもと、社長へ直談判し、導入にこぎつけました。

Slackコネクトを活用、今までにないスピードで業務を効率化
さて、導入後にどのような変化があったでしょうか？　
Slackコネクトを業務に取り入れたことで、利用者から嬉しい声が以下のようにありました。

ちなみに、「Slackコネクトとは？」について、こちらにも記事を作成したので、よろしければご覧ください。

社長自らSlackコネクトを活用。外部との連絡手段にSlackを使い、通常1週間以上かかるような問い合わせの回答も、平均2日で回答がもらえるようになりました。経営上の課題も迅速な対応が可能になりました。
パートナー企業との情報共有にも、Slackコネクトを使っています。シングルチャンネルゲストと共有チャンネルを併用し、Slackアカウント持っていない担当者とも連携しています。トランザクションの多い業務なので、メールよりもはるかに効率的と感じています。
媒体のチェックを外部のパートナーに依頼していましたが、メールからSlackに切り替えた事で、チェックや校閲までのプロセスが格段に早くなりました。外部のパートナーはSlackアカウントを持っていませんでしたが、シングルチャンネルゲストで連携できました。

Slack利用当初は、Slackコネクトの理解や活用がなかなか進みませんでしたが、繰り返し有効性を社内にアピールし、徐々に広がりつつあります。

在宅ワーク、勤怠管理をどうするか？ワークフローを活用することで、月間3桁の作業時間を削減
Slackを社内リリースした時期は、ちょうどコロナ感染症の拡大と重なっていました。在宅ワークをスタートさせたことで、以前より一部導入していたアイエスエフネットでも、在宅勤務の勤怠管理が課題になりました。いちいち電話で勤務開始を報告のは手がかかりすぎるし、メールで1人1人報告、というのも非現実的でした。

そこで、1人の社員がワークフロービルダーに目を付けて、1日もしないうちに勤怠報告用のフローを完成させたのです。勤怠報告方法をワークフローで簡略化し、同時にGoogleスプレッドシートへ集計するという効率化も実現しました。

いまでは、17部署の244人が、始業と終業にワークフローを使って勤怠報告をしています。1人5分の効率化として計算すると、244人で月間400時間超の削減につながっています。
また、報告内容は自動でスプレッドシートにまとめているため、月次でトレースする際も、わざわざエクセルに並び替える必要はありません。管理職の労務管理工数も削減できました。

さらに、Slackコネクトの使用申請やSlackアカウントの申請、案件の備品貸出管理まで、さまざまな業務をワークフローに置き換え、効率化につなげています。ワークフローは、コーディングの必要がないため、ちょっとしたコツがわかれば、使う人を選びません。利用者を増やし、さまざまな業務に活用できるよう展開を呼びかけています。

社内からの評判、これからの課題と対応は？
さて、社内での評判はどうでしょうか？
無作為に部署を抽出し、社内アンケートをとった結果、ほぼ、メールよりもレスポンススピードが早くなった、という回答を得ました。

おおむね良好、という反応を得ているものの、もちろん課題もあります。まだまだSlackへの理解が浅く、有効活用できていない状況にいる社員が多くいます。「チャットとして活用している」程度、というのが現状です。基本的な機能を使わない、使いこなせない、知らない、という利用者も多く、リテラシーの向上が必須です。

対策としては、以下の内容を検討、実施しています。